Planen, notieren und erinnern

Merksysteme, Zeit- und Terminplaner: Uns geht es heute um einen Überblick über Werkzeuge, die uns helfen, unseren (Büro-)Alltag zu strukturieren. Denn trotz portablen Internets und der dazu gehörigen elektronischen Tools sind die analogen Gedächtnisstützen wie der gute alte Tischkalender an den meisten Arbeitsplätzen immer noch unentbehrlich. Wenn nämlich der Handy-Akku leer oder gerade kein Netz vorhanden ist, sind wir plötzlich ziemlich aufgeschmissen. Oder nicht? Wir haben uns der Vor- und Nachteile einiger alter und neuer Planer-Systeme angenommen und in einem Fazit das passende System für den jeweiligen Nutzertyp destilliert.
 
Der, die, das Filofax
 
Der Filofax (eine Verkürzung des Begriffs „file of facts“) besaß in der jüngsten Vergangenheit – ungefähr von den 1980er Jahren bis zur Jahrtausendwende – einen ähnlichen Repräsentationswert wie heute das iPhone. Das Prinzip der Loseblatt-Sammlung mit edler Lederhülle hat sich bis heute bewährt: Er vereint Kalender, Adressverzeichnis, Notizbuch sowie Kredit- und Visitenkartenmappe in einem System, das sich fast beliebig erweitern und austauschen lässt. Dabei fristete der Filofax bis zu seinem Relaunch im Jahr 1981 ein eher unrepräsentatives Dasein im zurückgezogenen Ambiente von Forschung und Verwaltung: Anfang der zwanziger Jahre von einem Offizier in London unter dem Firmennamen Norman & Hill gegründet, entwickelte sich das Unternehmen zwar stetig zum respektablen Hersteller hochwertiger Lederhüllen mit Planer-Einlagen für Wissenschaftler und Ingenieure, den internationalen Durchbruch schaffte die Firma jedoch erst nach dem Erwerb durch den Mitarbeiter David Collischon. Er und seine Frau Lesley gaben der Agenda auch den Namen Filofax und gestalteten eine völlig neue, moderne Produktpalette, die von der stilbewussten Berufswelt umgehend goutiert wurde. Dabei lohnt sich die Anschaffung eines hochwertigen Exemplars, da es über viele Jahre benutzt werden kann. Einziger Nachteil: Der Filofax entwickelt sich bei intensiver Nutzung zum veritablen Buch mit entsprechendem Gewicht. Und verlieren sollte man den Allround-Zeitplaner dann auch auf keinen Fall. Fazit: Der Filofax ist heute ein prima Organisationstalent für Menschen mit starkem Rücken und großen Handtaschen, die einen leichten Hang zur Nostalgie und ein Faible für hochwertige Accesoires pflegen.
 
Der Post-it:  Zettelwirtschaft für Fortgeschrittene
 
Der Post-it ist – neben der Erfindung des PC – wahrscheinlich die wichtigste Büro-Innovation des vergangenen Jahrhunderts. Ob neben dem Bildschirm oder auf der Tastatur, als Lesezeichen oder als Wandkalender: Ohne die kleinen selbst haftenden Blätter würde sich ein großer Teil unseres Büroalltags vermutlich auf dem Fußboden abspielen, wo wir verzweifelt einer Unzahl umherfliegender Schnipsel hinterhertauchen müssten. Die leuchtend gelben Notizzettel erinnern uns an alles, was wir – oder die Kollegen – uns kurzfristig merken müssen oder für das zu wenig Zeit bleibt, um es in den Kalender aufzunehmen. Dabei ist die Erfindung eher einem Zufall geschuldet: Der ursprünglich als „Superkleber“ entwickelte Haftstoff wurde als Oberfläche einer Pinnwand benutzt, auf der allerdings nicht nur Notizen kleben blieben sondern auch ziemlich viel Staub. Erst Mitte der siebziger Jahre wurde der Kleber als Grundlage für haftende Lesezeichen entdeckt und diese seitdem von der Firma  „3M“ produziert. Unschön werden die Zettel allerdings, wenn sie – als provisorische Dauermerker für Tastaturkürzel oder Telefonnummern missbraucht – zum staubigen Langzeitaccessoire verkommen. Fazit: Betrachtet man den Post-it als evolutionäre Weiterentwicklung des Knotens im Taschentuch, sollte man sich seine Halbwertzeit analog zu der eines Tempo-Tuchs vorstellen. In diesem Sinne ist er die perfekte Ergänzung jedes Kalenders und Zeitplaners – egal ob sich dieser an der Wand oder in der Handtasche befindet. Selbst konsequente Smartphone-Nutzer können kaum auf die gelben Schnipsel verzichten, allerdings werden sie diese eher verschämt in der Brieftasche verschwinden lassen, als sie auf ihr Telefon zu kleben. Es sei denn, sie nutzen die digitale Variante in Form des Merkprogramms mit dem sprechenden Namen „Stickies“.
 
Das Moleskine®

Es gab eine Zeit, da war das kleine schwarze Notizbuch mit dem praktischen Textilgummiband so gut wie ausgestorben: Bruce Chatwin beschreibt in seinen „Traumpfaden“ Mitte der achtziger Jahre seine Verzweiflung, als ihm der französische Hersteller der kleinen Bücher mitteilt, die Produktion werde eingestellt. Chatwin kauft die Restbestände auf, sie reichen dennoch nicht für die Aufzeichnungen seiner Australienreise. Zehn Jahre später erinnert sich ein Mailänder Verleger an die Not des reisenden Schriftstellers und seiner künstlerisch ambitionierten Kollegen: Er gründet Moleskine® und erweckt damit - mitten im aufbrechenden digitalen Zeitalter - eine altmodische analoge Form des Notierens wieder zum Leben. Seit 1997 hat sich die Palette des Verlags ständig erweitert: Neben Skizzen- und Notizbüchern gibt es Kalender, Rezept-, Musik- oder Weinjournale und sogar kleine Bücher mit Stadt- und Landkarten, in denen man seine eigenen Reisenotizen nicht nur festhalten sondern direkt lokalisieren kann. Bis auf einige Sondereditionen ist das Markenzeichen des Moleskine® dabei immer gleich geblieben: der schwarze Umschlag, die abgerundeten Ecken, das Gummiband und die leuchtend farbigen Banderolen. Fazit: Das Moleskine ist ein schier unentbehrlicher Begleiter für bibliophile Menschen und alle, die lieber skizzieren als fotografieren, lieber schreiben als tippen und lieber radieren als löschen.

Der Google-Kalender

Der Google-Kalender ist das passende Organisationssystem für den modernen Arbeitsnomaden: Flexibel, ungebunden und dennoch vernetzt. Das digitale Planwerkzeug aus der Entwicklungsabteilung des amerikanischen Internet-Suchdienstes dient als Plattform für die Vernetzung einer Gruppe von Menschen, die an unterschiedlichen Orten und/oder Zeiten zusammen arbeitet. Hier können Projekte, Treffen und Aufgaben terminiert sowie Anwesenheiten eingetragen werden. Im Grunde funktioniert er wie ein Tischkalender – jedoch mit dem entscheidenden Vorteil, von jedem Teammitglied jederzeit im Internet abrufbar zu sein. Selbstverständlich eignet sich der Google-Kalender auch für die Verwaltung privater Termine, man kann sich von ihm auch Erinnerungsmails dazu schicken lassen. Es sollte einen dann jedoch nicht wundern, wenn neben der Erinnerungsmail zum Geburtstag der besten Freundin irgendwann auch ungefragt Vorschläge für das passende Geburtstagsgeschenk eintreffen… Fazit: Für die Organisation eines offenen Teams ist der Google-Kalender perfekt, sensible persönliche Daten sollte man ihm vorsichtshalber jedoch nicht anvertrauen.
 
Das Smartphone
 
Die Idee des Smartphone besteht ja darin, sämtliche Funktionen zur Organisation der Arbeitswelt in einem Gerät zu verschmelzen: Terminplaner, Notizzettel, Telefon mit Adressbuch – alles drin. Diktiergerät und Kamera zum zeitsparenden Festhalten von Informationen helfen beim Sammeln und Erinnern von Informationen ebenfalls. Und wenn es mit dem Erinnern nicht mehr so gut klappt: Dank mobilen Internets ist eine Unmenge an Daten jederzeit verfügbar. Insofern hat man als Besitzer eines solchen Telefons das Büro schon fast in der Tasche. Für viele Design-Aficionados gibt es im Grunde nur ein einziges akzeptables Gerät: das iPhone aus dem Hause Apple nach dem Entwurf von Jonathan Ive. An einer typischen Geste der iPhone-Nutzer erkennt man allerdings auch sein Defizit: Nach dem Griff aus der Tasche wird der Bildschirm erst mal kurz auf dem nächsten vorhandenen Kleidungsstück abgerieben, um unschöne Reste von Make-up oder Schmutz zu entfernen. Der nächste Entwicklungsschritt – der für das kürzlich erschiene „iPad“ mit seinem noch größeren Touch-Screen ebenfalls relevant werden wird – wäre daher wohl die Entwicklung einer nano-physikalisch unterstützten Lotus-Oberfläche für den Bildschirm. Fazit: Das Smartphone wird in Zukunft als individueller Daten-Hub unentbehrlich für die Organisation des persönlichen Büro-Alltags werden. Und in dem Moment, wo wir unser Telefon zum Aufladen nur noch in die Sonne legen und darin ebenso einfach schreiben können, wie auf unsere Hand, wird es auch den letzten gelben Zettel ersetzen. Das Notizbuch allerdings wird gerade dann, wenn die ganze vernetzte Welt alles über uns zu wissen scheint, immer noch der Speicher unserer ganz persönlichen Erinnerungen sein. Zurück

Vergiss mein nicht sagt:
Die wirklich wichtigen Dinge schreibe ich mir, wie auch schon zur Schulzeiten, immer noch mit Kuli auf die Hand.

und vergiss nicht: sagt:
die Rückseiten von Kassenzettel, Kontoauszügen, Fahrkarten.
Das Orgasystem der modernen Chaoten.

digital offline sagt:
Der Autor vergisst eines: man muss Daten nicht im Netz der Netze speichern. Intelligente Smartphones (nicht die schicken Statusobjekte Iphone und co.) lassen sich auch mit dem eigenen Rechner lokal synchronisieren. Und das ohne teure Datenflatrates...
Der beste Terminkalender ist allerdings immer noch von Brain...

lionsleepstonight sagt:
Nett, das die Autorin uns die schöne Geschichte des Moleskin erzählt. Nur blöd, dass sie nicht stimmt - einfach mal Brand eins 02/2008 lesen.